Na hora de desenvolver um projeto, é preciso ter alinhado com a equipe os objetivos, o que será executado, os recursos que serão utilizados e o que se espera conseguir com aquela prática, por isso é importante realizar um plano de ação, que otimiza todo o processo.
Sendo fortemente utilizado dentro das empresas, essa estratégia, que também é conhecida como plano de trabalho ou de atividades, tem como intuito realizar uma condução do que será colocado em prática, de forma que falhas sejam evitadas durante o projeto.
Podendo ser utilizado em qualquer campo, como em indústria de barra de cobre para barramento, por exemplo, a ferramenta é repleta de benefícios e ajuda a melhorar as execuções de cada membro do time.
O que é um plano de ação?
Na hora de realizar qualquer ação é preciso ter em mente um roteiro, seja na hora de criar um projeto para empresa ou até mesmo de realizar as tarefas domésticas. Quando se tem em mente o que precisa ser feito, automaticamente o percurso se torna mais claro.
E é justamente esse o principalmente objetivo do plano de ação, que é uma ferramenta voltada para destrinchar tudo que precisará ser feito para que uma meta seja alcançada, evitando o surgimento de falhas e de mudança de rota.
De fácil uso, o plano de ação é muito utilizado por empresas que visam solucionar crises que estão ocorrendo, seja internamente ou não, e também para expandir o seu poder de atuação ou conquistar mais clientes.
É como se um tecnico em conserto de maquina de lavar, por exemplo, desenvolvesse um plano para que o seu empreendimento passasse a ter maior visibilidade na região em que está presente, de forma que o trabalho seja mais procurado e o faturamento cresça.
Podendo ser colocado em prática por meio de diversos sistemas, o plano de ação vira uma realidade tomando forma de planilha, que pode ser as utilizadas no meio digital ou as tradicionais, que são papéis.
Nesta planilha serão depositadas informações essenciais do projeto, de forma que ele possa ser olhado por completo e que cada campo de atuação possa ser acompanhado de perto pelo responsável.
Os principais dados que não podem ficar de fora de um excelente plano de ação seguem por algumas vias, sendo eles:
- Qual o intuito;
- Qual ações serão executadas;
- Cronograma;
- Definição do orçamento;
- Responsáveis;
- Possíveis riscos.
Respondendo cada tópico acima, os participantes do projeto terão uma maior conexão com a ideia que será colocada em prática, prevendo os possíveis obstáculos e otimizando a produtividade de quem irá fazer parte da proposta.
Como dito anteriormente, qualquer empresa, como de corrimão de ferro para escada interna, e profissional pode fazer uso dessa ferramenta, principalmente se desejam conquistar algo de forma mais ágil e mais centrada.
Afinal, uma das grandes vantagens do plano de ação é que ele melhora o foco de quem está em busca de atingir uma meta, pois tem um papel essencial que é ser uma base, uma bússola que irá direcionar a tomada de decisões.
Qual a importância do plano de ação?
É muito comum se sentir perdido quando uma ideia precisa virar algo concreto. Nem sempre é fácil saber por onde começar, quais decisões tomar, quanto investir e diversos outros quesitos que são essenciais para que o projeto seja realizado com sucesso.
Foi por isso que os japoneses criaram o que hoje é conhecido como plano de ação, ferramenta que pode ser caracterizada como uma espécie de checklist para todas as atividades que precisam ser colocadas em prática de forma ágil e assertiva.
Assim, se um negócio voltado para calibração de equipamentos médicos pretende criar uma filial em uma cidade próxima, ela terá que reunir toda a sua equipe e definir o que precisará ser feito, colocando essas informações em uma planilha de dados.
Tendo grandes vantagens, essa ferramenta ajuda a detectar o que é importante e o que precisa ser eliminado do cronograma de forma que o orçamento não seja colocado em risco e nem que o tempo proposto passe por alterações. Os maiores benefícios do plano são:
- Antecipação de problemas;
- Redução de desperdício;
- Alinhamento;
- Controle de resultados;
- Gestão estratégica.
Essas principais vantagens são responsáveis por fazer com que um objetivo seja alcançado com maior facilidade e também em menos tempo, dependendo dos casos, claro.
1. Antecipação de problemas
Quando o momento exige reflexão profunda sobre determinada trajetória que pode ser vislumbrada brevemente, as chances de detectar os obstáculos que podem surgir ao longo do caminho aparecem e podem ser colocados dentro da planilha de atividades.
Esse fator é muito vantajoso, pois permite que a empresa crie estratégias para contornar a adversidade e assim dar continuidade no projeto sem perder tempo e, principalmente, recursos financeiros, já que o orçamento pode ser atingido pelo problema que surgir.
2. Redução de desperdício
Um dos grandes problemas que o empreendedor precisa enfrentar é o desperdício, seja de tempo, dinheiro ou de materiais para que a ideia saia do papel. Isso acontece porque não há um planejamento e nem uma visão estratégica de como toda obra será utilizada.
Assim, com o desenvolvimento do plano de ação, qualquer pessoa que esteja fazendo um projeto, como de locação caminhão Munck, por exemplo, pode definir o quanto de material será utilizado e onde os recursos serão aplicados, evitando os exageros.
3. Alinhamento
Por meio do plano de atividade também é possível alinhar com toda equipe os passos a passos, de forma que todos os membros fiquem conectados e por dentro do que está em execução.
Ter um time que sabe se comunicar, que está falando a mesma língua é um fator primordial para que o projeto desenvolvido seja um sucesso.
4. Controle de resultados
Outro ponto que é essencial é o monitoramento das atividades e o que está sendo colhido com elas. Saber quais são os resultados, o que está dando certo ou errado ajuda a poupar tempo e também orçamento, permitindo uma visão mais panorâmica das execuções.
5. Gestão estratégica
Tudo isso contribui para uma gestão estratégica, que é a gestão baseada em dados, em experiências, que toma atitudes por meio de estudos e análises profundas do que está ocorrendo no processo e do que pode ser incrementado dentro dele.
A gestão estratégica faz diferença em qualquer meio, seja dentro de uma fábrica de portão de alumínio branco com vidro ou agência de marketing digital, pois é ela que conduz todo o time e atividades.
Dicas para fazer um plano de ação
Para colocar um plano de ação em prática é preciso, antes de tudo, ter paciência, pois apesar de ser um método simples, ele exige bastante dedicação, análise e reflexão da situação que será colocada em prática. Dessa forma, os passos são:
Defina as metas
Primeiro de tudo, é crucial saber onde se quer chegar, quais números deseja conquistar, qual é o alvo do projeto. Para facilitar esse processo, é indicado fazer uma lista dos principais objetivos, de forma que fique claro para todos os participantes.
Por exemplo, se uma empresa de limpeza garagem condomínio quer aumentar a cartela de clientes, então ela pode definir como meta: prospectar mais condomínios, aumentar o faturamento e número de colaboradores.
Entretanto, essa lista não pode ficar apenas em desejos, é preciso também ter metas mensuráveis, que são aquelas que se pode acompanhar com precisão. No caso anterior seria o número de novos condomínios.
Lista de tarefas
Após a definição de objetivos, é hora de fazer uma lista de todas as tarefas que serão necessárias para alcançar o intuito final. Esse momento é importante ser realizado junto com a equipe, para que todos possam dar sugestões.
Divida as demandas
Com a lista em mãos, é fundamental dividir as demandas em grupos, que serão: as demandas maiores, que são mais complexas, poderão ser feitas em partes, de forma que a execução fique mais precisa e mais fácil de serem gerenciadas.
Defina os prazos e acompanhe
Ter um cronograma é imprescindível para que ninguém se perca e realize as tarefas de acordo com o tempo necessário, pois assim todo o projeto se torna mais ágil.
Com o cronograma em mãos, é hora de acompanhar todas as demandas, observar o que está dando certo ou não, o que pode ser agilizado e como melhorar a produtividade da equipe.
Como dito anteriormente, o plano de ação é feito em uma planilha, então é necessário colocar todas as informações neste recurso.
Considerações finais
O plano de ação exerce um grande poder sobre o empreendimento, o ajudando a ir mais longe e alcançar os seus objetivos.
Sendo uma ferramenta de organização, ele pode ser usado por um restaurante que deseja definir o horário em que deverá tirar a coxinha congelada para fritar ou por uma fábrica que quer aumentar sua capacidade, gerando muitos benefícios.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
